Secretaire de Direction

Mission principale Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la Direction Générale, faciliter la circulation de l’information et veiller au bon suivi des dossiers, des réunions et des correspondances. 1. Principales responsabilités Gestion du secrétariat : réception et traitement des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, rédaction et mise en forme des documents administratifs. Gestion de l’agenda : organisation des rendez-vous, réunions et déplacements de la Direction Générale. Suivi administratif : classement, archivage et mise à jour des dossiers et documents de la société. Gestion des correspondances : préparation des lettres, notes, comptes rendus et communications professionnelles en français et en anglais, selon les besoins. Coordination interne : assurer la liaison entre la Direction Générale, les différents services, les clients et les fournisseurs. Suivi des dossiers : veiller au respect des délais, relancer les interlocuteurs concernés et informer la Direction de l’état d’avancement des dossiers. Confidentialité : assurer la confidentialité des informations et documents traités par la Direction. Assistance à la Direction : préparer les dossiers nécessaires aux réunions, suivre les décisions prises et effectuer toute tâche administrative relevant de ses fonctions. 2. Compétences requises Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles. Bonne communication orale et écrite en français ; l’anglais constitue un atout. Sens de l’organisation, rigueur, réactivité et autonomie. Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais. 3. Profil recherché Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent. Expérience souhaitée dans un poste similaire. Présentation professionnelle, esprit d’initiative et bon relationnel. 4. Indicateurs de performance Respect des délais de traitement des dossiers et des correspondances. Fiabilité du classement et de l’archivage. Qualité des documents préparés. Efficacité dans la gestion des rendez-vous et le suivi des actions. Respect des règles de confidentialité. 5. Conditions d’exercice Le poste s’exerce au sein de la Direction Générale, en collaboration avec les différents services de l’entreprise, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité.