Assistante Administrative

Mission du poste Nous recherchons une personne organisée, polyvalente, réactive et à lʼaise avec les outils digitaux pour assister directement la CEO et participer au bon fonctionnement quotidien du bureau. Le poste combine : Assistance CEO → Tâches administratives → Bureautique → Organisation → Appels → Coordination → Outils digitaux → Déplacements Principales responsabilités 1. Assistance personnelle de la CEO La personne doit être capable de recevoir une demande de la CEO, de comprendre rapidement ce qui est nécessaire, de lʼexécuter de manière autonome et dʼassurer le suivi jusquʼà sa finalisation. Il sʼagit dʼun poste très polyvalent et opérationnel, avec de nombreuses tâches différentes selon les priorités de la Direction Réaliser les différentes tâches demandées par la CEO. Organiser et suivre son agenda. Planifier et confirmer les rendez-vous. Préparer certains documents et réunions. Envoyer des emails et messages professionnels. Faire des appels et des relances. Effectuer des recherches sur Internet. Suivre les tâches confiées jusquʼà leur finalisation. Faire des rappels concernant les deadlines et rendez-vous. Organiser certains déplacements ou réservations. Effectuer certaines missions extérieures selon les besoins. Principe de fonctionnement Chaque demande doit idéalement suivre cette logique : Demande CEO → Compréhension → Exécution → Suivi → Confirmation La personne doit éviter quʼune tâche confiée reste oubliée ou sans suivi Tâches administratives et bureautiques Rédiger et modifier des documents. Créer et mettre à jour des tableaux Excel / Google Sheets. Organiser les fichiers dans Google Drive. Scanner, imprimer et classer les documents. Préparer des documents pour signature. Mettre à jour les plannings. Préparer des présentations simples. Saisir et vérifier différentes informations. Assurer le classement administratif et numérique. . Accueil et gestion du bureau Accueillir les clients, partenaires et visiteurs. Orienter les visiteurs vers la bonne personne. Préparer les salles de réunion. Réceptionner les documents et colis Vérifier les besoins du bureau. Suivre les fournitures et consommables. Participer à lʼorganisation générale du bureau. GESTION DES APPELS Lʼassistante peut être amenée à effectuer ou recevoir différents appels. Appels sortants Appeler des partenaires. Appeler des clients. Faire des confirmations. Faire des relances. Demander des informations. Contacter des fournisseurs. Contacter des administrations. Appeler pour le compte de la CEO. Organiser ou confirmer des rendez-vous Appels entrants Répondre professionnellement. Identifier la demande. Prendre les informations nécessaires. Transférer vers la bonne personne. Prendre un message. Informer la CEO lorsquʼun appel nécessite son intervention. ACCUEIL & SUPPORT BUREAU La personne participe également au bon fonctionnement quotidien du bureau. Responsabilités Accueillir les visiteurs. Orienter les clients. Préparer les salles de réunion. Recevoir les documents et colis. Organiser certains rendez-vous. Vérifier les besoins du bureau. Suivre les fournitures. Coordonner certains prestataires. Signaler les problèmes rencontrés. Participer à lʼorganisation générale du bureau. DÉPLACEMENTS & MISSIONS EXTÉRIEURES Certaines missions peuvent nécessiter un déplacement. Exemples : Banque Poste Administration Fournisseur Imprimerie Partenaire Autre bureau EduSmart Récupération de documents Dépôt de documents Achat de fournitures Préparation dʼun événement Mission demandée par la CEO La personne doit donc être disponible pour certaines tâches opérationnelles à lʼextérieur du bureau