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Job opportunity

Executive Secretary

MECANICA DETAIL · Other

Beb bhar, Tunis, TunisiaNot specifiedFull time
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About this opportunity

Translated from French by AI. The original is below.

Main purpose Provide administrative and organizational support to Executive Management, facilitate the flow of information, and ensure the proper follow-up of files, meetings and correspondence. 1. Main responsibilities Secretarial duties: receive and handle telephone calls, manage mail and emails, draft and format administrative documents. Calendar management: organize appointments, meetings and travel for Executive Management. Administrative follow-up: file, archive and update company files and documents. Correspondence management: prepare letters, notes, minutes and professional communications in French and English, as required. Internal coordination: liaise between Executive Management, the various departments, clients and suppliers. File follow-up: ensure deadlines are met, follow up with the relevant contacts and inform Management of the progress of files. Confidentiality: ensure the confidentiality of information and documents handled by Management. Support to Management: prepare the files required for meetings, follow up on decisions made and perform any administrative task within the scope of the role. 2. Required skills Good command of office software: Word, Excel, Outlook and PowerPoint. Excellent writing and organizational skills. Good oral and written communication skills in French; English is an asset. Strong organizational skills, attention to detail, responsiveness and autonomy. Professional discretion and respect for confidentiality. Ability to manage priorities and meet deadlines. 3. Candidate profile Training in secretarial studies, administrative management or equivalent. Experience in a similar role preferred. Professional appearance, initiative and good interpersonal skills. 4. Performance indicators Meeting deadlines for processing files and correspondence. Reliable filing and archiving. Quality of documents prepared. Effective appointment management and action follow-up. Compliance with confidentiality rules. 5. Working conditions The role is based within Executive Management and involves working with the company’s various departments, in compliance with internal procedures and confidentiality rules.
Original listing (French)

Secretaire de Direction

Mission principale Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la Direction Générale, faciliter la circulation de l’information et veiller au bon suivi des dossiers, des réunions et des correspondances. 1. Principales responsabilités Gestion du secrétariat : réception et traitement des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, rédaction et mise en forme des documents administratifs. Gestion de l’agenda : organisation des rendez-vous, réunions et déplacements de la Direction Générale. Suivi administratif : classement, archivage et mise à jour des dossiers et documents de la société. Gestion des correspondances : préparation des lettres, notes, comptes rendus et communications professionnelles en français et en anglais, selon les besoins. Coordination interne : assurer la liaison entre la Direction Générale, les différents services, les clients et les fournisseurs. Suivi des dossiers : veiller au respect des délais, relancer les interlocuteurs concernés et informer la Direction de l’état d’avancement des dossiers. Confidentialité : assurer la confidentialité des informations et documents traités par la Direction. Assistance à la Direction : préparer les dossiers nécessaires aux réunions, suivre les décisions prises et effectuer toute tâche administrative relevant de ses fonctions. 2. Compétences requises Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles. Bonne communication orale et écrite en français ; l’anglais constitue un atout. Sens de l’organisation, rigueur, réactivité et autonomie. Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais. 3. Profil recherché Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent. Expérience souhaitée dans un poste similaire. Présentation professionnelle, esprit d’initiative et bon relationnel. 4. Indicateurs de performance Respect des délais de traitement des dossiers et des correspondances. Fiabilité du classement et de l’archivage. Qualité des documents préparés. Efficacité dans la gestion des rendez-vous et le suivi des actions. Respect des règles de confidentialité. 5. Conditions d’exercice Le poste s’exerce au sein de la Direction Générale, en collaboration avec les différents services de l’entreprise, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité.

Skills and expertise

Excel

Location and eligibility

Work locations
  • Beb bhar, Tunis, Tunisia
Relocation assistance
Not specified
Visa sponsorship
Not specified

Relocation support does not automatically include visa sponsorship. Unknown information has not been confirmed by the source.

Source and dates

Originally posted
Posted 5 days ago
Application deadline
12 November 2026 at 00:00 (Tunisia time)
Source
Tanitjobs
Last successful source check
1 day ago

A source check confirms the information available at that time. It is not an endorsement of the employer or a guarantee that the role remains available.

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