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Job opportunity

Administrative Assistant

Société anonyme · Other

Tunis, TunisiaNot specifiedFull time
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About this opportunity

Translated from French by AI. The original is below.

Role overview We are looking for an organized, versatile, responsive person who is comfortable with digital tools to provide direct support to the CEO and contribute to the smooth day-to-day running of the office. The role combines: CEO assistance → Administrative tasks → Office software → Organization → Calls → Coordination → Digital tools → Travel Key responsibilities 1. Personal assistance to the CEO The person must be able to receive a request from the CEO, quickly understand what is needed, carry it out independently, and follow up until it is complete. This is a highly versatile, hands-on role, involving many different tasks depending on Management’s priorities Carry out various tasks requested by the CEO. Organize and manage the CEO’s calendar. Schedule and confirm appointments. Prepare certain documents and meetings. Send professional emails and messages. Make calls and follow up. Conduct research on the Internet. Follow up on assigned tasks until they are complete. Send reminders about deadlines and appointments. Arrange certain trips or reservations. Carry out certain off-site assignments as needed. Working principle Ideally, every request should follow this process: CEO request → Understanding → Execution → Follow-up → Confirmation The person must ensure that assigned tasks are not forgotten or left without follow-up Administrative and office tasks Draft and edit documents. Create and update Excel / Google Sheets spreadsheets. Organize files in Google Drive. Scan, print, and file documents. Prepare documents for signature. Update schedules. Prepare simple presentations. Enter and verify various types of information. Maintain administrative and digital filing. . Reception and office management Welcome clients, partners, and visitors. Direct visitors to the right person. Prepare meeting rooms. Receive documents and packages Check the office’s needs. Monitor office supplies and consumables. Contribute to the overall organization of the office. CALL MANAGEMENT The assistant may be required to make or receive various calls. Outgoing calls Call partners. Call clients. Confirm arrangements. Follow up. Request information. Contact suppliers. Contact government offices. Make calls on behalf of the CEO. Schedule or confirm appointments Incoming calls Answer professionally. Identify the caller’s request. Collect the necessary information. Transfer the call to the right person. Take a message. Inform the CEO when a call requires their attention. RECEPTION & OFFICE SUPPORT The person also contributes to the smooth day-to-day running of the office. Responsibilities Welcome visitors. Direct clients. Prepare meeting rooms. Receive documents and packages. Arrange certain appointments. Check the office’s needs. Monitor supplies. Coordinate certain service providers. Report any issues encountered. Contribute to the overall organization of the office. TRAVEL & OFF-SITE ASSIGNMENTS Some assignments may require travel. Examples: Bank Post office Government office Supplier Print shop Partner Another EduSmart office Collecting documents Delivering documents Purchasing supplies Preparing an event Assignment requested by the CEO The person must therefore be available for certain hands-on tasks outside the office
Original listing (French)

Assistante Administrative

Mission du poste Nous recherchons une personne organisée, polyvalente, réactive et à lʼaise avec les outils digitaux pour assister directement la CEO et participer au bon fonctionnement quotidien du bureau. Le poste combine : Assistance CEO → Tâches administratives → Bureautique → Organisation → Appels → Coordination → Outils digitaux → Déplacements Principales responsabilités 1. Assistance personnelle de la CEO La personne doit être capable de recevoir une demande de la CEO, de comprendre rapidement ce qui est nécessaire, de lʼexécuter de manière autonome et dʼassurer le suivi jusquʼà sa finalisation. Il sʼagit dʼun poste très polyvalent et opérationnel, avec de nombreuses tâches différentes selon les priorités de la Direction Réaliser les différentes tâches demandées par la CEO. Organiser et suivre son agenda. Planifier et confirmer les rendez-vous. Préparer certains documents et réunions. Envoyer des emails et messages professionnels. Faire des appels et des relances. Effectuer des recherches sur Internet. Suivre les tâches confiées jusquʼà leur finalisation. Faire des rappels concernant les deadlines et rendez-vous. Organiser certains déplacements ou réservations. Effectuer certaines missions extérieures selon les besoins. Principe de fonctionnement Chaque demande doit idéalement suivre cette logique : Demande CEO → Compréhension → Exécution → Suivi → Confirmation La personne doit éviter quʼune tâche confiée reste oubliée ou sans suivi Tâches administratives et bureautiques Rédiger et modifier des documents. Créer et mettre à jour des tableaux Excel / Google Sheets. Organiser les fichiers dans Google Drive. Scanner, imprimer et classer les documents. Préparer des documents pour signature. Mettre à jour les plannings. Préparer des présentations simples. Saisir et vérifier différentes informations. Assurer le classement administratif et numérique. . Accueil et gestion du bureau Accueillir les clients, partenaires et visiteurs. Orienter les visiteurs vers la bonne personne. Préparer les salles de réunion. Réceptionner les documents et colis Vérifier les besoins du bureau. Suivre les fournitures et consommables. Participer à lʼorganisation générale du bureau. GESTION DES APPELS Lʼassistante peut être amenée à effectuer ou recevoir différents appels. Appels sortants Appeler des partenaires. Appeler des clients. Faire des confirmations. Faire des relances. Demander des informations. Contacter des fournisseurs. Contacter des administrations. Appeler pour le compte de la CEO. Organiser ou confirmer des rendez-vous Appels entrants Répondre professionnellement. Identifier la demande. Prendre les informations nécessaires. Transférer vers la bonne personne. Prendre un message. Informer la CEO lorsquʼun appel nécessite son intervention. ACCUEIL & SUPPORT BUREAU La personne participe également au bon fonctionnement quotidien du bureau. Responsabilités Accueillir les visiteurs. Orienter les clients. Préparer les salles de réunion. Recevoir les documents et colis. Organiser certains rendez-vous. Vérifier les besoins du bureau. Suivre les fournitures. Coordonner certains prestataires. Signaler les problèmes rencontrés. Participer à lʼorganisation générale du bureau. DÉPLACEMENTS & MISSIONS EXTÉRIEURES Certaines missions peuvent nécessiter un déplacement. Exemples : Banque Poste Administration Fournisseur Imprimerie Partenaire Autre bureau EduSmart Récupération de documents Dépôt de documents Achat de fournitures Préparation dʼun événement Mission demandée par la CEO La personne doit donc être disponible pour certaines tâches opérationnelles à lʼextérieur du bureau

Skills and expertise

Excel

Location and eligibility

Work locations
  • Tunis, Tunisia
Relocation assistance
Not specified
Visa sponsorship
Not specified

Relocation support does not automatically include visa sponsorship. Unknown information has not been confirmed by the source.

Source and dates

Originally posted
Posted 6 days ago
Application deadline
11 November 2026 at 00:00 (Tunisia time)
Source
Tanitjobs
Last successful source check
1 day ago

A source check confirms the information available at that time. It is not an endorsement of the employer or a guarantee that the role remains available.

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